Le module Workflow de la plateforme web de partage de fichiers iExtranet permet d’automatiser les processus de validation de documents au sein de votre entreprise.

Il offre ainsi une solution simple pour améliorer de façon significative l’efficacité des circuits de validation en structurant les échanges de communication entre les demandeurs autorisés et les responsables de validation.

Le module de Workflow de la solution de partage de fichiers en ligne iExtranet permet ainsi de :

• Mettre en place rapidement des processus de validation automatisés grâce à un assistant de création étape par étape.
• Définir plusieurs niveaux de droits de validation allant du simple accord jusqu'à la possibilité d'enrichir le contenu des documents à valider.
• Définir la durée maximum de chacune des étapes ainsi que leurs conditions de notifications.

Découvrez les multiples domaines d'application du module de Workflow couplé à la solution de partage de fichiers en ligne iExtranet :

• Validation de BAT
  Le workflow permet d'envoyer automatiquement à chaque service concerné (Direction, Marketing...) un formulaire de validation leur permettant de valider ou non le document présenté. A la fin de ce processus totalement automatisé, un email de téléchargement sera envoyé à l'imprimeur lui permettant de télécharger le document validé.
• Validation des demandes de congés
  Le workflow peut être déployé pour l'ensemble de vos collaborateurs et permet d'optimiser et automatiser les procédures internes telles que les demandes de congés. Chaque collaborateur pourra faire une demande de congés qui sera automatiquement transférée pour approbation à ses différents supérieurs hiérarchiques. En cas de refus, une zone de commentaires sera renseignée et renvoyée automatiquement au collaborateur concerné.

Comment mettre en place un processus de validation dans la plateforme de partage de fichiers en ligne iExtranet ?

L'assistant de création permet de définir votre workflow étape par étape

Le responsable de validation fait sa réponse via un formulaire en ligne. Il peut valider, valider avec réserve ou refuser. Quelque soit sa réponse il peut laisser un commentaire. En plus du téléchargement du document, le responsable de validation a la possibilité de le modifier et de déposer une nouvelle version du fichier à valider.