Testimonials

Het management van de afdeling communicatie van Bouygues Construction (een wereldleider op het gebied van de bouw, openbare werken, elektriciteit en onderhoud), heeft de oplossing iExtranet van de software-uitgever Oodrive gekozen om zijn grote bestanden te beheren en te delen met zijn partners.

Het beheer en het delen van grote bestanden met onze partners optimaliseren

Bouygues Construction is actief in circa zestig landen en combineert de kracht van een grote groep met het snelle reactievermogen van een netwerk van zeven elkaar aanvullende ondernemingen. Dankzij zijn kennis op het gebied van financiering, ontwerp, bouw, onderhoud en exploitatie kan de groep zijn klanten innovatieve oplossingen leveren.

“Het doel was om snel en veilig relatief zware documenten, waaronder vooral afbeeldingen, uit te wisselen met onze partners. Ook wilden we het beheer van onze grote hoeveelheden documenten verbeteren door mappen te creëren en de garantie hebben dat iedereen in hetzelfde bestand en in de laatste versie hiervan werkt”, verklaart Fabrice Marrel, hoofd Externe Communicatie bij Bouygues Construction.

Voorheen gebruikte Bouygues Construction nogal primitieve oplossingen via een FTP-server, waarvan de functionaliteiten beperkt waren. Met deze oplossing konden ze een link sturen via e-mail waarmee de ontvanger zijn of haar bestand kon downloaden.

In het kader van een aanbesteding heeft het management van de afdeling communicatie de oplossing iExtranet van Oodrive vergeleken met een andere oplossing waarmee projecten ook online beheerd kunnen worden.

“Deze oplossing bood functionaliteiten die grotendeels overeenkwamen met die van iExtranet, maar Oodrive heeft ons een oplossing gepresenteerd die gericht is op de communicatiesector en dus beter toegespitst is op de problemen die wij tegenkomen. Zo bevat het een functionaliteit waarmee we afbeeldingen als een diavoorstelling kunnen bekijken, waardoor we snel een keuze kunnen maken”, benadrukt Fabrice Marrel.

“Bovendien had de oplossing iExtranet van Oodrive een intuïtievere en aantrekkelijkere interface dan de andere oplossing. We hebben de oplossing zelfs kunnen personaliseren met onze huisstijl. Met de meer professionele interface kunnen onze partners projecten ontwikkelen in onze eigen omgeving”, voegt hij hieraan toe.

Om deze redenen heeft Bouygues Construction dus gekozen voor deze oplossing voor het online delen van bestanden van Oodrive: iExtranet. “Wat ons vooral aangesproken heeft, is de mogelijkheid om op een eenvoudige manier mappen uit te wisselen, het versiebeheer, maar ook het beheer van en het toezicht over toegangs- en bewerkrechten voor gedeelde bestanden. Zo kunnen wij als beheerder vele mappen aanmaken, maar onze leveranciers slechts beperkte rechten geven. Op deze manier ziet iedere leverancier alleen de bestanden die hem of haar direct betreft, wat bijna onmogelijk is met een FTP-server. De kwaliteit van onze dienstverlening is er hierdoor wat betreft de vertrouwelijkheid zeker op vooruit gegaan”, aldus Fabrice Marrel.

De keuze van een vertrouwenspartner en een efficiënte oplossing

Het management van de afdeling communicatie van Bouygues Construction beheert een groot aantal publicatieprojecten. Het bedrijf is in april 2008 begonnen iExtranet van Oodrive te gebruiken voor een groot project voor de publicatie van een ondernemingsboek, dat een jaar heeft geduurd. Het was belangrijk dat de teksten van het boek die in Word waren opgesteld, uitgewisseld konden worden, maar vooral dat een groot aantal bestanden met afbeeldingen met een hoge resolutie gedeeld konden worden.

De afdeling externe communicatie moest alle bestanden gedurende ten minste de gehele duur van het project kunnen opslaan. Met iExtranet kon het bedrijf afbeeldingen op het beveiligde webplatform voor het delen van bestanden plaatsen, waardoor de uitgever gemakkelijk een keuze kon maken uit de foto’s. Bouygues Construction kan dankzij deze oplossing ook schaalmodellen in PDF en boekprojecten uitwisselen. Dankzij het versiebeheer had de communicatie-afdeling de garantie dat iedereen met de juiste versie van de documenten werkte.

“Op dit moment werken we aan een aantal jaarverslagen. Dit zijn terugkerende projecten die 6 maanden werk kosten. Dit zijn typische projecten waarvoor we op de oplossing iExtranet steunen”, verklaart Fabrice Marrel.

De implementatie en de ingebruikname van iExtranet binnen het team is heel vlot en gemakkelijk verlopen. “Ik heb zelf een half uur uitleg gehad via de telefoon en dat was voor mij voldoende. Daarna heb ik de oplossing direct samen met mijn medewerkers gebruikt. Het is een intuïtief instrument met een interface die lijkt op die van Microsoft, waardoor alles vertrouwd overkomt. We hebben ons afgevraagd of onze leveranciers zich de oplossing net zo snel eigen zouden kunnen maken, maar tot op heden hebben we nog geen enkele negatieve reactie gehad. Het is niet eens nodig geweest om mijn medewerkers of zelfs onze partners training te geven, wat een absoluut voordeel is’‘, voegt Fabrice Marrel hieraan toe.

iExtranet, de garantie van het op een beveiligde en gecontroleerde manier delen van documenten voor een optimaal projectbeheer

Bouygues Construction ziet dus verschillende voordelen van de oplossing iExtranet: een eenvoudig en op maat te maken interface, het delen van omvangrijke bestanden, versiebeheer, diavoorstellingen, toegangsrechtenbeheer, maar ook de mogelijkheid om een allesomvattend overzicht van het project te hebben.

Fabrice Marrel benadrukt ook de mogelijkheid die de beheerder van de oplossing heeft om te kijken of een leverancier een document geraadpleegd heeft, zodat hij kan controleren of deze het bestand wel gedownload heeft. Hoewel deze functionaliteit nog weinig wordt gebruikt door Bouygues Construction, kan dit een groot voordeel vormen voor omvangrijke projecten.

“Zodra je aan dit type instrument geroken hebt, lijken verouderde oplossingen als FTP-servers enigszins achterhaald. Het gebruik van deze oplossing heeft een absolute meerwaarde”, zegt Fabrice Marrel tot slot.